Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes

Par délibération du conseil d’administration de l’École du 12 décembre 2012, il a été décidé que le budget FSDIE est alimenté par une fraction de la contribution vie étudiante et de campus acquittée par chaque étudiant assujetti et reversée à l’établissement, et que 80% des crédits du FSDIE sont consacrés à l’aide aux projets collectifs et 20% à l’aide sociale individuelle.

Le conseil d’administration a arrêté la composition de la commission chargée d’examiner les dossiers et de proposer l’allocation des crédits. Elle est composée :

• du directeur de l’École nationale des chartes, président, ou de son représentant
• du directeur général des services ou de son représentant
• du directeur des études ou de son représentant
• du responsable administratif, au sein du service scolarité, du diplôme d’archiviste paléographe et du doctorat
• du responsable administratif, au sein du service scolarité, du master
• des deux représentants des élèves élus au conseil d’administration
• des deux délégués des étudiants de master (un délégué des étudiants de première année et un délégué des étudiants de deuxième année)
• du délégué des étudiants inscrits en doctorat

La commission sera élargie à l’assistante sociale en charge de l’École nationale des chartes pour l’examen des demandes d’aide sociale individuelle.

La commission se réunit deux fois par an pour examiner les dossiers d’aide aux projets collectifs (en mars et en octobre) et aussi souvent que nécessaire pour examiner les demandes d’aide sociale individuelle. Elle siège en deux formations, selon qu’elle traite de l’aide sociale individuelle ou de l’aide aux projets collectifs.

Pour être examinés par la commission, les dossiers déposés par les élèves et étudiants doivent répondre à des conditions de recevabilité. Les projets jugés recevables par l’administration (direction des études) sont ensuite instruits par la commission selon les modalités d’examens indiquées ci-dessous. Une fois retenus, les élèves et étudiants porteurs du projet s’engagent à respecter les conditions d’engagement inscrites dans le présent document (voir 2.3.).

Les projets doivent mobiliser obligatoirement des élèves ou étudiants de l’École.

Les projets doivent avoir des retombées pour l’École et concerner un large public (réalisation du projet sur les sites de l’établissement, restitution par des expositions, projections, conférences-débats, site informatique, etc).

Le budget du projet doit être en équilibre. Il doit être cofinancé par un ou plusieurs partenaires publics et/ou privés. En aucun cas, l’École ne peut être le seul financeur : l’utilisation de fonds propres ou de partenariats est donc indispensable. Les salaires et les frais de fonctionnement des associations n’entrent pas dans le financement du projet. En revanche, les défraiements (pour les voyages notamment) sont éligibles et seront pris en compte en fonction de la qualité du projet.

Les projets ne peuvent se substituer aux missions de l’École en matière de formation, de recherche, d’insertion professionnelle, de développement de la culture scientifique et en termes de relations internationales.

Les dossiers, pour être recevables, doivent être complets et comporter le dossier détaillé de présentation du projet (lien hypertexte avec la PJ) et les pièces relatives à l’association (statuts, n° de Siret, composition du bureau, rapport d’activité, compte financier, budget de l’exercice en cours, intégrant l’état de la trésorerie et la fiche d’opération correspondant à l’aide financière sollicitée).

Les dossiers complets doivent être remis au directeur de l’École (direction des études) deux semaines au moins avant la réunion de la commission.

La commission examinera les projets jugés recevables par l’administration et auditionnera le ou les porteurs de projets.

La commission en charge d’examiner les projets sera particulièrement attentive :

• au co-financement du projet par un ou plusieurs partenaires publics et/ou privés
• à la faisabilité du projet, sa cohérence et, le cas échéant, l’articulation entre les objectifs du projet et l’objet de l’association
• à la mobilisation d’un nombre important d’élèves et étudiants de l’École
• aux retombées pour l’École

La présentation du projet doit être faite par un élève ou un étudiant de l’École, y compris si le projet est inter-établissement. La présentation des projets par un personnel de l’École et/ou par un responsable d’association non inscrit à l’École entraînera automatiquement le refus d’examen du projet par la commission.

Après avoir entendu, en séance, les porteurs de projet, les membres de la commission se prononceront sur l’acceptation, le renvoi ou le rejet du projet. En cas d’avis favorable, la commission établit, après délibération, le niveau de l’aide financière qui pourra être accordée au projet. En fonction de sa qualité, la commission pourra être amenée à proposer une diminution ou une augmentation des crédits par rapport à la subvention initialement demandée. En cas de désaccord entre les membres de la commission, un vote sera mis en place par le président de la commission et la décision sera prise à la majorité simple des membres présents au moment du vote. Le rejet d’un projet devra faire l’objet d’une explication motivée qui sera transmise au porteur du projet.

Les bénéficiaires d’une subvention du FSDIE s’engagent à :

• faire apparaître le logo de l’École sur le projet lui-même et sur tout outil de communication assurant la promotion du projet (carton d’invitation, tract, affiche…) après visa des documents par la direction de la communication en charge de la mise en conformité avec la charte graphique de l’École
• mentionner tous les partenaires
• communiquer à la direction de la communication tous supports d’annonce d’exposition ou de manifestation
• prévenir l’École de toute modification du projet, notamment financier, ou de reports. Le directeur pourra demander le remboursement des sommes versées si la modification s’avère substantielle et de nature à compromettre la bonne réalisation du projet
• transmettre à la direction des études le formulaire de compte-rendu du projet (lien hypertexte avec la PJ) dans le mois qui suit sa réalisation en précisant notamment de manière détaillée l’utilisation de la subvention
• rembourser rapidement les sommes non utilisées pour la réalisation du projet

Le non-respect de ces différents engagements par les dépositaires des projets entraînera automatiquement une interdiction de représenter le projet au cours de l’année suivante.

Les projets retenus par la commission sont présentés au conseil d’administration de l’École qui prend la décision définitive d’attribution des subventions.

Les aides accordées sont versées sur le compte des bénéficiaires dans un délai de quinze jours suivant la séance du conseil d’administration qui a décidé de l’attribution finale des subventions.

Des étudiants en grande difficulté peuvent solliciter une aide sociale individuelle. L’étudiant ou l’élève doit adresser une demande motivée – et s’il y a lieu accompagnée de toute pièce justificative – au directeur de l’École (direction des études). La réunion de la commission dédiée à l’examen de ce type de demande doit être organisée au plus tôt (hors période de vacances universitaires).